Par définition, au sein d’une entreprise, un projet est mis en œuvre pour répondre à un besoin. La gestion de projet est une méthode qui a rapidement gagné du terrain pour opérer des modifications rapides et efficaces.
C’est un outil puissant qui permet aux entreprises d’opérer leur transformation. Que les projets soient internes ou externes, le succès réside dans l’art de leur gestion.
Aujourd’hui, voyons ensemble comment optimiser votre gestion de projet grâce à nos différents conseils.
La gestion de projet en entreprise, ça se prépare !
Un projet interne peut répondre au besoin d’évolution d’un service, à la mise en place d’un outil ou d’un plan d’optimisation interne. Il n’y a pas de mystère : la réussite d’un projet tient à sa bonne organisation et repose sur les travaux qui doivent être effectués avant son lancement.
Ces travaux consistent à identifier les éléments clés du projet :
- L’objectif du projet ;
- Le périmètre ;
- Le commanditaire : le sponsor interne ;
- Les ressources nécessaires : les acteurs du projet, les ressources financières et matérielles ;
- Les principales étapes.
Dans le cadre de projets internes au sein de l’organisation, et selon l’importance des éléments, la gestion des ressources est essentielle.
Il est important à tout moment de comprendre quelles sont les ressources requises, lesquelles sont disponibles et à quel moment, pour pouvoir mettre en place les suivis adaptés.
Plus la gestion est formalisée, plus la communication s’établira facilement et plus la clarté des éléments du projet permettra d’atteindre l’objectif fixé en amont.
Une règle d’or pour réussir votre projet : transparence et partage
Il n’y a pas de petite victoire et rien n’est plus motivant que d’en parler !
Oui, c’est un point essentiel de partager avec l’équipe « projet » et les acteurs impliqués, tout comme avec la direction qui vous a missionnée.
Un projet, ça se partage !
On communiquera sous plusieurs formes : une première réunion kick-off pour lancer le projet puis, tout au long de la mission, des points réguliers de suivi de projet qui permettront d’identifier les éventuels problèmes et d’anticiper leur résolution.
Plus vos échanges sont nombreux et transparents, plus facilement vous pourrez anticiper les retards, les problèmes inattendus qui surviennent souvent dans la vie d’un projet interne. En effet, celle-ci est loin d’être un « long fleuve tranquille » !
Les obstacles et les contretemps font partie du jeu. Et comme toute partition, chaque projet a son rythme, sa cadence. La composition du comité de pilotage et les outils utilisés seront différents et adaptés en fonction de l’ampleur du projet.
Enfin, un projet, ça se délivre, donc ça se clôture : rien de mieux qu’une réunion de clôture et de présentation du résultat.
La gestion de projet ne dépend pas que de vous
Un élément mérite d’être cité : l‘interdépendance avec le reste de l’entreprise – d’où la nécessité de s’entourer de prestataires extérieurs impliqués, si cela s’avère nécessaire.
En effet, lorsqu’un projet interne est lancé, il va impacter plusieurs services, plusieurs managers et de nombreux collaborateurs.
Cela signifie que pour avancer, le chef de projet devra se reposer sur des personnes clés liées aux processus impactés. En fonction de leur disponibilité, de leur capacité à dédier du temps, le projet peut s’avérer plus lent que prévu.
On a souvent tendance à sous-estimer les éléments qui peuvent être solutionnés en adoptant le mode « projet », mais finalement c’est une méthode permettant d’adopter un rythme de travail intéressant et percutant lorsqu’il faut changer rapidement ou modifier des éléments enracinés dans l’entreprise.
Les clés de la réussite sont principalement l’organisation, la communication, la transparence de même que l’esprit positif et combatif du chef de projet.
Un chef de projet doit être disponible pour animer l’équipe projet. Il doit accepter cette fonction et se sentir en capacité de la réussir.
N’hésitez pas à solliciter un consultant expert en gestion de projet ou vous faire accompagner par lui qui aura les outils nécessaires à la réussite de sa mission.
Chez ETICO, nous accompagnons aussi nos clients dans leur projet !
